Les assistants médicaux s’occupent de différentes tâches administratives, de secrétariat et de réception. Ce qui en fait un élément essentiel pour assurer le bon déroulement des soins de santé. Zoom sur ce métier et sur le télésecrétariat médical.
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Recevoir les patients dans l’établissement de santé
Un aspect essentiel du travail d’une secrétaire médicale est l’interaction avec les patients sur place. Les patients viennent pour consulter, prendre un rendez-vous, recevoir un traitement, etc. Ils doivent alors passer par le secrétariat qui les assiste et vérifier toutes les informations nécessaires. Des qualités relationnelles et de communication s’avèrent indispensables pour cette mission. La personne en charge doit faire preuve de politesse, d’empathie et de patience. Elle doit également disposer des connaissances spécifiques au médical. Si l’on parle d’un praticien spécialisé libéral, l’assistante doit être qualifiée dans son domaine de spécialisation. Les secrétaires sont également amenés à gérer des situations difficiles ou sensibles. Il peut s’agir d’un grand nombre de demandes ou une surcharge de travail. Savoir gérer la frustration et les émotions des patients qui visitent est également important.
Interagir avec les patients par téléphone et à distance
En plus de l’accueil sur place, les secrétaires médicaux doivent s’occuper de l’accueil téléphonique. Les établissements de santé reçoivent un grand nombre d’appels tous les jours. Ce qui est particulièrement vrai pour les hôpitaux, les grandes cliniques privées, les cabinets de dentistes et les laboratoires d’analyses. Faire appel à un prestataire du télésecrétariat médical est recommandé afin de mieux gérer cet aspect. La telesecretaire medicale permet de libérer le personnel médical qui peut se concentrer sur la présentation des soins sanitaires. Elle permet aussi de satisfaire les besoins et les exigences des patients. Ces derniers profitent d’un accueil téléphonique chaleureux, personnalisé et pertinent. Le délai de réponse et le taux de décroché sont également optimisés. En plus, il est possible d’offrir la permanence téléphonique à ses patients grâce au télésecrétariat médical et paramédical.
Gérer toutes les missions du secrétariat téléphonique
Si l’on considère la nature des appels reçus par les secrétaires médicaux, on peut distinguer de nombreuses missions à remplir. En effet, les patients n’appellent pas uniquement pour obtenir un rendez-vous ou encore le modifier. Une grande partie des appels consiste à demander des renseignements sur un médicament ou un traitement. L’assistante médicale doit alors expliquer les choses ou guider les patients vers le bon praticien. Les gens appellent aussi lorsqu’ils ressentent des symptômes particuliers et souhaitent savoir ce qu’il faut faire. Il faut alors les assister en respectant les consignes du médecin et les règles générales dictées au personnel médical. Le secretariat telephonique peut être externalisé en choisissant un centre d’appels adapté à ses besoins. L’expertise dans l’assistance médicale et paramédicale est indispensable, avec la présence d’agents qualifiés et formés.
Effectuer la retranscription des données audios et écrites
Parlons maintenant des tâches administratives, parmi lesquelles il y a la retranscription des données. C’est une tâche qui peut consommer beaucoup de temps et d’énergie. Les données concernées sont multiples au titre des appels téléphoniques et des prescriptions médicales. Il faut dire que les technologies digitales facilitent énormément la tâche à ce niveau. Les secrétaires peuvent utiliser des logiciels pour automatiser plusieurs étapes de ce processus et les accélérer. Évidemment, il reste nécessaire de vérifier la précision des données et veiller sur leur sécurité. C’est une autre tâche qui peut être confiée au télésecrétariat médical pour réduire la charge de travail en interne. En plus, les centres d’appels spécialisés possèdent plus de ressources matérielles, humaines et logicielles pour assurer un excellent rendu. Ceci peut aussi aider à éviter les erreurs, chose qui est très importante dans le domaine médical.
Créer et assurer le suivi des dossiers médicaux
Toujours en ce qui concerne les tâches administratives, le secrétariat a pour rôle de gérer les dossiers médicaux. C’est une des missions principales de ce post. Chaque patient doit disposer d’un dossier qui comprend ses informations d’identification, ses informations de paiement et son historique médical. La secrétaire s’occupe de le créer et de le mettre à jour autant que nécessaire. Heureusement que la numérisation des dossiers est une pratique courante maintenant. Cela dit, la plupart des établissements utilisent toujours la version papier. En tout cas, l’assistante médicale est responsable de gérer ces données. Et comme pour les autres services cités ci-dessus, c’est possible confier la tâche à un télésecrétariat médical. Vous pouvez en effet déléguer plus ou moins de tâches à votre assistance à distance selon vos besoins. Si vous disposez d’un secrétariat sur place, les deux peuvent travailler ensemble pour une meilleure gestion de votre activité.
Gérer les agendas : rendez-vous, consultations et tests
On ne peut pas parler du secrétariat médical sans s’attarder sur la gestion des agendas. Cela inclut la prise de rendez-vous et toutes les missions qui sont enchaînées par cette opération. Par exemple, un patient ou le praticien lui-même peut vouloir changer la date du rendez-vous. Il faut également vérifier l’emploi du temps du médecin pour organiser les consultations ou les interventions. Sans oublier la partie qui ne concerne pas les soins de santé directement. Et vous savez sans doute qu’il existe des solutions logicielles pour gérer ces tâches. Il y a des plateformes de prise de rendez-vous et d’autres spécialisées dans la gestion des agendas. En plus des logiciels à intégrer dans son système. Vous pouvez très bien combiner ces solutions au telesecretariat medical en choisissant un service compatible. L’offre des centres d’appels médicaux intègre souvent ce genre de prestations.
Fournir les informations au personnel médical
Les secrétaires médicaux passent beaucoup de temps à interagir avec les patients. En revanche, ils doivent aussi communiquer constamment avec les praticiens, les autres employés et même des prestataires tiers. Ceci afin de fournir des informations sur les patients, les traitements, les paiements et bien d’autres aspects. Par exemple, un médecin peut demander à tout moment les données d’un patient. Plus il y a de départements dans l’établissement, plus il est nécessaire de faciliter l’accès à l’information. Bref, le secrétaire médical est l’interlocuteur dans toutes ces situations. Ce qui peut être particulièrement stressant et chronophage dans les grandes structures des soins de santé. Là encore, le télésecrétariat médical permet de libérer le personnel de l’établissement et d’optimiser la gestion de ces services. Une bonne communication interne est indispensable au fonctionnement de tout service de santé.
Fournir les informations aux assureurs de la santé
La gestion des paiements et des assurances constitue un vrai casse-tête pour les secrétaires médicaux. Il y a en effet différents régimes de l’assurance maladie en France. Ce sont le régime pour les salariés, la MSA (Mutualité Sociale Agricole), la sécurité sociale des indépendants, etc. Auxquels s’ajoutent les complémentaires santé qui sont facultatifs, mais souvent sollicités. Les assureurs peuvent donc appeler pour obtenir des informations spécifiques sur la facturation d’un patient. Il y a aussi la gestion des réclamations qui enregistre des milliers de cas chaque année. Le processus peut être long et nécessite d’échanger plusieurs fois avec toutes les parties concernées. Dans ce cadre, les patients peuvent solliciter le secrétariat médical afin de poser des questions ou obtenir des conseils.
Veiller sur la gestion de la chaîne d’approvisionnement
Nous avons parlé précédemment de la chaîne d’approvisionnement indiquant que sa gestion nécessite l’intervention du secrétariat médical. En vérité, ce sont bien les secrétaires qui s’occupent souvent de cette tâche. Les grandes organisations peuvent disposer d’un département responsable de cette mission et de bien d’autres services comme le marketing. En revanche, la plupart des cliniques, des laboratoires et des cabinets disposent uniquement d’un secrétariat sur place. Les assistants médicaux doivent alors effectuer l’achat des fournitures et des médicaments, veiller sur la livraison et gérer les stocks ensuite. Heureusement qu’il est possible d’externaliser ce service. Vous pouvez confier la tâche à un centre d’appels médical ou à un expert de la chaîne d’approvisionnement des médicaments et fournitures médicales. Votre personnel, y compris votre secrétaire sur place, peut alors consacrer tout son temps aux patients.
Respecter les règles de sécurité et de confidentialité
Pour finir, parlons des normes de sécurité et de confidentialité qu’il faut respecter dans le médical. Les secrétaires gèrent les données des patients à toutes les étapes de leur travail. Ils créent les dossiers médicaux et transmettent des informations variées par téléphone, par texto et en ligne. Tout ceci doit être fait dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité des données de santé. Le personnel médical doit connaître les mesures à mettre en place, et ce qu’il faut faire et ne pas faire. La démocratisation du digital dans le domaine de la santé exige d’avoir des compétences en secrétariat adéquates. Ceci va du simple fait de choisir un mot de passe à la protection contre les virus et l’hameçonnage. En même temps, il fait utiliser des équipements et des logiciels performants et à jour avec les dernières mesures de sécurité. C’est une autre raison de passer par le télésecrétariat médical en choisissant un prestataire fiable. Les agents d’accueil doivent être formés à ce propos et le centre d’appel doit respecter les règles de sécurité et de confidentialité en vigueur.
Le secrétariat médical est primordial dans tout établissement de santé. De plus, son externalisation est une option intéressante à envisager pour ses nombreux avantages. Il ne vous reste plus qu’à choisir le bon service de télésecrétariat médical.