De plus en plus de professionnels de la santé font appel à des assistantes médicales à distance pour les nombreux avantages que cette solution présente. Meilleur accueil téléphonique, gestion des tâches administratives, budget maîtrisé et libération de l’emploi du temps sont autant de bénéfices à en tirer, à condition de trouver le bon prestataire de télésecrétariat médical et paramédical. Voici quelques conseils pour vous aider à faire le meilleur choix.
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Connaître les types de prestataires de télésecrétariat médical
Il existe principalement trois catégories de prestataires de télésecrétariat médical et paramédical. On trouve d’abord les centres d’appels qui travaillent avec des clients de tous les profils dont les professionnels de la santé. Ils disposent d’un grand nombre d’agents et suffisamment de ressources matérielles pour répondre rapidement aux appels et gérer des tâches administratives complexes. Cela dit, il n’est pas évident d’avoir le même interlocuteur toujours et la qualité du service est souvent influencée par la surcharge de travail. On trouve aussi des prestataires de télésecrétariat médical sous forme d’une entreprise ou structure à taille humaine. L’assistance médicale est leur spécialité et ils sont capables d’offrir un accompagnement sur mesure et intime aux professionnels de la santé qui les contactent. Enfin, les secrétaires indépendants travaillent à distance, souvent à domicile, et présentent eux aussi leurs avantages et leurs inconvénients.
Privilégier un véritable expert du secrétariat médical à distance
Chaque type de secrétariat médical présente ses avantages et ses inconvénients, à connaître et à comparer soigneusement avant de choisir votre prestataire. Cela étant, il est recommandé de passer par un véritable spécialiste de l’assistance médicale et paramédicale à distance au titre de Vocallz qui accompagne les praticiens de tout genre depuis 2004. Être un spécialiste signifie effectivement que le prestataire dispose de secrétaires et d’assistants formés comme il faut. En effet, les agents d’accueil doivent être en mesure de comprendre les demandes et questions des patients, transmettre les consignes des médecins et infirmiers. Ils doivent aussi, en fonction des tâches qui leurs sont confiées, être informés sur le plan légal et financier du domaine. Un véritable expert dispose aussi des moyens matériels nécessaires pour gérer votre secrétariat de manière optimale.
Déterminer vos besoins en termes d’assistance médicale
Afin de choisir le bon prestataire de télésecrétariat médical, il est important de définir vos besoins spécifiques. Ceux-ci dépendent en premier de votre spécialité et de vos conditions de travail. En effet, les services d’assistance médicale à distance sont destinés aussi bien aux médecins généralistes qu’aux médecins spécialistes comme les gynécologues, cardiologues et chirurgiens. Ils sont également pensés pour les métiers du paramédical : infirmiers, audioprothésistes, aides-soignants, ergothérapeutes, diététiciens…, en plus des psychologues et des praticiens des médecines douces. Les besoins de tous ces professionnels peuvent varier plus ou moins selon le nombre de patients et les moyens dont ils disposent sur place, à savoir une secrétaire en interne et des infrastructures dédiées. De même, les besoins en télésecrétariat d’une clinique différent de ceux d’un hôpital, d’une maison de la santé ou d’un praticien qui travaille en alternance.
Évaluer les principaux critères de qualité du télésecrétariat
Une fois vos besoins définis et classés selon leur priorité, vous pouvez chercher les prestataires qui y répondent. Mais avant cela, il faut connaître les différents critères pour évaluer la qualité de service d’un expert du secrétariat médical à distance. Citons le temps du décroché téléphonique qui correspond au temps moyen d’attente des patients pour que leur appel soit pris en charge. Ce critère est essentiel pour garantir la satisfaction des patients et surtout pour bien gérer les appels urgents. Vient ensuite la qualité de réponse, ce qui inclut l’accueil chaleureux et la capacité de la secrétaire à bien assister le patient en respectant vos consignes. La disponibilité est un autre facteur de taille, en particulier si vous avez besoin d’une permanence téléphonique. Sans oublier les autres critères de base comme la fiabilité, l’expertise, l’ancienneté, le lieu d’implantation du télésecrétariat, etc.
Considérer la compatibilité avec d’autres services médicaux
Les professionnels de la santé utilisent différentes solutions logicielles pour gérer leur activité. La compatibilité de votre service de secrétariat à distance est donc un critère essentiel. Si par exemple vous utilisez les logiciels médicaux de l’entreprise Maiia, avec notamment sa plateforme agenda et de prise de rendez-vous, vous devez choisir un service de télésecrétariat médical Maiia qui optimise encore plus la gestion de votre activité. C’est bien le cas du prestataire Vocallz qui est partenaire de cette entreprise depuis 2018, proposant une intégration facile, des fonctionnalités complémentaires et des innovations collaboratives intéressantes. Ce qui nous amène à un autre paramètre essentiel dans votre choix, la flexibilité de l’offre de télésecrétariat.
Accorder une grande importance à la flexibilité et à l’adaptabilité
En optant pour une offre d’assistance médicale ou paramédicale à distance flexible, vous avez la possibilité de demander une prestation personnalisée qui répond parfaitement à vos besoins. Vous pouvez ainsi garantir l’intégration fluide de vos autres outils de gestion, tel un agenda en ligne ou un progiciel de gestion intégré. Vous pouvez choisir d’obtenir une assistance médicale uniquement dans des horaires spécifiques et préciser les tâches administratives à déléguer : accueil téléphonique, saisie, agenda, archivage, devis, etc. Ce qui permet de mieux maîtriser votre budget et même de réaliser des économies sur votre facture allant jusqu’à 70 %. La flexibilité et l’adaptabilité sont essentielles afin de pouvoir moduler votre prestation de télésecrétariat comme vous le voulez, aujourd’hui et à long terme en fonction de votre évolution. N’hésitez donc pas à en discuter pleinement avec les prestataires qui vous intéressent avant de faire votre choix.
Vérifier la compétence des agents selon votre spécialisation
Comme indiqué précédemment, l’expertise du personnel responsable de l’accueil téléphonique et des tâches administratives est primordiale dans le telesecrétariat medical. Les métiers de la santé ont des besoins en secrétariat similaires comme la prise de rendez-vous, la transcription de consignes et de prescriptions médicales ou la gestion des agendas. En revanche, il existe des besoins spécifiques qui nécessitent des connaissances de la spécialité du praticien. Par exemple, la secrétaire d’un dentiste doit être bien informée sur la santé bucco-dentaire, connaître les différents symptômes et savoir détecter les cas urgents. En plus, l’assistante peut être amenée à répondre à des questions liées à l’assurance maladie ou à d’autres sujets complexes. Prenez le temps de vérifier le savoir-faire de votre télésecrétariat en fonction de vos besoins et de la complexité des consignes que vous allez leur transmettre ou des tâches qui leur sont confiées.
S’assurer du sérieux du prestataire et de ses ressources
Comment vérifier le sérieux d’un prestataire du secrétariat médical à distance ? La première chose à faire est de lire les informations disponibles sur son site web, notamment ses données légales, son histoire et ses références si elles sont disponibles. Consultez les avis des utilisateurs sur Google, les forums de santé, les annuaires en ligne et les réseaux sociaux. Si vous sélectionnez un centre de télésecrétariat qui semble adapté à vos besoins, vous pouvez le contacter directement pour obtenir plus d’informations sur ses services et ses engagements, ou encore des justificatifs de l’état de santé financière de l’entreprise ou des qualifications de son personnel. Parmi les éléments que vous devez vérifier, il y a aussi les ressources technologiques qui incluent le matériel installé et les outils logiciels exploités. En ce qui concerne l’accueil téléphonique et le secrétariat médical en général, la performance de la ligne téléphonique et l’accessibilité à l’information en temps réel sont des éléments importants.
Demander l’avis d’autres praticiens en ligne et parmi vos collègues
Trouver ce dont vous avez besoin est facile aujourd’hui grâce à internet, mais vous pouvez également utiliser la méthode classique qui est le bouche-à-oreille. N’hésitez pas à demander l’avis de vos confrères et collègues qui pourront vous guider vers leurs prestataires de télésecrétariat médical et paramédical. Vous pouvez d’ailleurs le faire en ligne en postulant votre demande sur un forum de docteurs ou dans un groupe des professionnels de la santé sur Facebook. Si d’autres praticiens dans votre clinique ont recours au secrétariat à distance, vous pouvez leur poser vos questions et obtenir leur avis. Il n’est pas nécessaire de choisir le prestataire que l’on vous recommande, votre but est d’obtenir des conseils utiles basés sur une expérience réelle afin de choisir la meilleure offre pour vous.
Comparer les offres en tenant compte de votre budget
Tenant compte de tous les critères et paramètres cités ci-dessus, il serait facile pour vous de sélectionner quelques prestataires du télésecrétariat médical. La prochaine étape consiste à comparer les offres afin de choisir le service le mieux adapté à votre besoin et à votre budget. Vous devez éventuellement obtenir des devis, veillant à détailler votre demande autant que possible. Comme pour tout autre service externalisé, pensez à contacter le service client afin de vérifier sa disponibilité, sa réactivité et son efficacité. Les problèmes sont inévitables et un excellent service client est indispensable pour pouvoir les résoudre rapidement et garantir la satisfaction de vos patients. D’où l’intérêt de passer par un spécialiste du secrétariat médical et paramédical à distance.
Que vous soyez médecin ou professionnel du paramédical et qu’il s’agisse d’un praticien indépendant, d’une clinique ou d’un hôpital, le télésecrétariat médical est là pour offrir le meilleur accueil téléphonique à vos clients et pour vous libérer de toutes les tâches administratives qui vous gênent.
